Переход с одной DAM-системы на другую: что переносится, а что теряется
Смена DAM-системы пугает сильнее, чем первое внедрение. При первом внедрении терять нечего: архив лежит папками. При переходе за плечами несколько лет разметки, и главный вопрос у всех один — «мы это не потеряем?».
Ответ зависит от того, где физически хранилась ваша разметка.
Три слоя данных и их судьба
| Слой | Где живёт | Что с ним при переходе |
|---|---|---|
| Оригиналы | на вашем хранилище или в облаке вендора | со своего хранилища — остаются на месте; из облака — выгружаются |
| Метаданные в стандартных полях | внутри файлов, в IPTC и XMP | читаются новой системой при индексации |
| Внутренние структуры | в базе прежней системы | только выгрузкой, формат зависит от вендора |
Первый слой не теряется. Третий — самый уязвимый. Второй определяет, будет ли переход спокойным.
Что переносится само
Всё, что записано в IPTC и XMP внутри файла: заголовок, описание, ключевые слова, автор, права, место съёмки. Новая система читает это при индексации, без выгрузок.
Поэтому вопрос «пишет ли система разметку в файлы» стоит задавать не при уходе, а при входе. Если ответ «только в свою базу», вы уже знаете, каким будет следующий переезд.
Что переносится выгрузкой
- коллекции и подборки;
- иерархия категорий;
- права и группы пользователей;
- комментарии;
- история версий.
Это выгружается таблицей и загружается в новую систему. В нашей системе описания из таблицы подтягиваются импортом CSV или XLSX в десктоп-клиенте. Работа конечная, но её нужно планировать до переезда.
Что теряется всегда
- Журнал прежней системы: кто что смотрел и скачивал. Новый журнал начинается с нуля.
- Выданные наружу ссылки: они вели в прежнюю систему и перестанут работать.
- Привычки пользователей. Это не данные, но на них уходит больше всего времени после переезда.
Порядок без простоя
- Получить пробную выгрузку из прежней системы и открыть её глазами — до подписания договора с новым вендором.
- Если прежняя система умеет записывать разметку в файлы, запустить эту операцию, пока она работает. Этот шаг переводит большую часть третьего слоя во второй.
- Поставить новую систему и проиндексировать те же папки, не выключая старую. У нас установка и первый импорт — созвон с инженером на 1,5–2 часа.
- Сверить выборку: двести файлов разных типов — все ли поля на месте, все ли попали в нужные категории.
- Перевести пользователей и оставить месяц параллельной работы.
Вопросы новому вендору до подписания
- Пишется ли разметка в IPTC и XMP внутри файлов или только в базу?
- В каком формате выгружаются коллекции, категории и права?
- Нужно ли копировать оригиналы к вам или система работает поверх наших папок?
- Что будет с доступом к оригиналам, если система остановлена?
- Чем облачная версия отличается от локальной по функциям?
Про последний вопрос: у нас в облачном варианте нет распознавания лиц, 3D, папочной структуры и автоимпорта. Для архива на своём NAS это решающая разница.
Чего не делать
Не переносить всё за одни выходные: индексация большого архива в них не укладывается.
Не начинать с зачистки дублей: это удваивает объём работ. Дубли видны после индексации и разбираются спокойно, уже на новом месте.
Не выключать прежнюю систему до сверки выборки.
Чек-лист
- Получена ли пробная выгрузка и открыта ли она.
- Записана ли разметка в файлы, где это возможно.
- Известен ли объём архива в терабайтах и числе файлов.
- Составлен ли список ссылок, которые перестанут работать.
- Заложен ли месяц параллельной работы.
Как проходит замена зарубежной платформы — на странице замена зарубежной DAM-системы. Сравнение с конкретными системами — в разделе сравнение DAM-систем.