Кончилось место на Диске Битрикс24: куда переносить медиа
Квота на Диске корпоративного портала заканчивается почти всегда одинаково. Документы, задачи и переписка за три года занимают несколько гигабайт, а одна выездная съёмка в RAW — 30–60 ГБ: камера на 24 мегапикселя пишет файлы по 25–30 МБ, за день снимается полторы-две тысячи кадров. Две-три такие съёмки в квартал — и портал упирается в тариф.
Докупить место можно, но медиа растут быстрее документов, и через год разговор повторится. Ниже — что выносить, куда и в каком порядке, чтобы после переезда файлы продолжали находиться.
Почему место съедают фото и видео, а не документы
У медиафайлов три свойства, которых нет у договоров и таблиц.
Они крупные. Снимок в RAW весит как сотня договоров в PDF, минута видео в 4K — несколько сотен мегабайт.
Их нельзя пережать. Договор можно хранить в сжатом PDF без потерь для дела. Съёмку для каталога, стенда или перемонтажа — нет: пережатый JPEG в печати и на большом экране разваливается.
Они не вытесняют друг друга. Новая редакция договора заменяет старую, а новая съёмка ложится рядом с предыдущими. Архив медиа растёт только вверх.
Отсюда простое следствие: у портала и медиаархива разные требования к хранилищу. Портал выигрывает от облака и синхронизации, архиву нужен большой и дешёвый объём рядом с теми, кто с ним работает, то есть в своей сети.
Что выносить первым
Начинать стоит с того, что освобождает больше всего места и реже всего нужно в работе:
- Исходники съёмок — RAW, отснятое видео, многослойные PSD. Больше всего гигабайт, открывают их редко, терять нельзя.
- Видео целиком. Обычно это крупнейшая и самая простая к переносу категория.
- Материалы прошлых лет. То, к чему обращаются раз в квартал, не должно занимать место в оперативном контуре.
- Копии подготовленных файлов. Одна картинка, разложенная по пяти папкам под разные задачи, уезжает вместе с исходником.
На портале остаются рабочие документы и лёгкие подготовленные файлы, привязанные к текущим задачам.
Сколько места закладывать на новом хранилище
Перед переездом посчитайте две цифры: объём медиа на портале и количество файлов. Первая определяет размер хранилища, вторая — время первичной индексации.
Если поверх хранилища будет работать каталог с превью, добавьте ещё 20–30 % от объёма архива под миниатюры. Их обычно забывают, а для архива в 4 ТБ это 800 ГБ–1,2 ТБ, причём на быстром SSD, а не на том же массиве, что и оригиналы.
| Что посчитать | Зачем | Пример для архива 4 ТБ |
|---|---|---|
| Объём оригиналов | размер хранилища | 4 ТБ плюс запас на рост |
| Число файлов | время первичной индексации | 300–400 тыс. при среднем файле 10–13 МБ |
| Миниатюры и превью | отдельный SSD под каталог | 0,8–1,2 ТБ |
| База каталога | отдельный SSD | растёт с числом файлов, не с их весом |
Где теряется контекст
Самая частая ошибка переезда — сложить медиа на сетевой диск и на этом закончить. Место на портале освободится, а находить файлы станет труднее, чем было.
На портале файл был привязан к задаче или рабочей группе: его находили по обсуждению, в котором он появился. На сетевом диске есть только путь и имя файла, а имя дала камера — `DSC_4417.NEF`. Через полгода ищут по памяти того, кто раскладывал папки.
Поэтому переезд имеет смысл делать вместе с каталогом. Файлы ложатся на своё хранилище, а поверх появляется карточка каждого файла: съёмка, объект, автор, права, дата. В задаче на портале остаётся ссылка на подборку в каталоге вместо самого файла — привязка к обсуждению сохраняется, а вес уходит.
Порядок переезда
- Посчитать объём и число файлов медиа отдельно от документов.
- Выбрать хранилище в своей сети — NAS или файловый сервер, доступный всем, кто работает с материалами.
- Перенести одну категорию, обычно видео, и проверить, что всё открывается и находится.
- Запустить индексацию каталога по новому месту. Оригиналы при этом не перемещаются и не копируются — каталог хранит только сведения о них и превью.
- Заменить файлы в задачах портала ссылками на подборки.
- Настроить резервное копирование нового хранилища: каталог не заменяет бэкап оригиналов.
Чего переезд не решит
Файлы, которые лежали на портале без описаний, приедут без описаний. Автоматическая разметка закроет часть работы — объекты и сцены на снимках, текст внутри PDF, — но событие, объект и права всё равно проставляет человек. Начинать разметку стоит со свежих съёмок: их ищут чаще всего.
И объём никуда не денется. Гигабайты просто переедут туда, где место дешевле и расширяется дисками, а не тарифом.
Что проверить перед переездом
- Посчитан ли объём медиа и число файлов отдельно от документов.
- Заложено ли 20–30 % сверху под превью, если поверх будет каталог.
- Видно ли новое хранилище по сети всем, кто работает с материалами.
- Решено ли, какие файлы остаются на портале.
- Настроено ли резервное копирование нового места.
Как каталог работает поверх существующего хранилища, не перемещая файлы, — на странице хранилище изображений компании. Если архив переезжает на Synology или QNAP, отдельно разобраны требования к каталогу на NAS.